Software Gestionale ESA - Gestione documentale

Il Sistema di Archiviazione Documentale è in grado di gestire in modo completo e integrato, l’enorme quantità di documenti che le aziende producono. L’eterogeneità dei dati rende drammatica la protocollazione, la ricerca, ed il mantenimento dell’archivio cartaceo. Anche se organizzate, le aziende, non possono evitare gli alti tempi di ricerca, le archiviazioni soggettive diverse per ogni ufficio, la scarsa sicurezza d’accesso alle informazioni, e la duplicazione dei documenti originari, tutti fattori che provocano l’aumento spropositato degli ingombri e dei costi degli archivi cartacei.

L’obiettivo non è solo l’eliminazione del formato cartaceo ma soprattutto l’offerta di una soluzione completa, integrata e flessibile che copra tutte le fasce di mercato. Il target parte da una gestione documentale light integrabile ad un piccolo gestionale, fino ad una versione completa e interattiva in grado offrire alle grandi aziende soluzioni non solo di Gestione della Documentazione (Emissione, Approvazione, Archiviazione, Ricerca, Firma Digitale, PLM, Masterizzazione) unitamente all’evoluzione dell’evoluzione dell’ERP in termini di fatturazione elettronica, ricezione automatica del Ciclo Passivo e gestione della transazione direttamente con la propria banca.

Il Sistema si pone di gestire tutto questo tramite:

• Archiviazione automatica e manuale di qualsiasi tipo di documento.
• Integrazione con il sistema gestionale aziendale (ciclo attivo e passivo)
• Catalogazione, la classificazione e la protocollazione automatica
• Gestione delle pratiche
• Velocità e semplicità nella ricerca dei documenti e la gestione delle pratiche (tramite apposito strumento per la ricerca all’interno di PDF e file scannerizzati)
• Gestione completa del PLM (Project Lifecile Management) e distribuzione dell’informazione
• Gestione della sicurezza integrata
• Firma digitale semplice e qualificata, su singolo documento o applicabile a moli di dati (es. fatturazione notturna)
• Facilità nella configurazione e parametrizzazione
• Archiviazione Sostitutiva secondo normativa europea vigente con strumenti flessibili e user oriented
• Archiviazione e Dislocazione dei documenti su supporti ottici (CD, DVD)
• Gestione dei documenti tramite una comoda e intuitiva interfaccia WEB
• Gestione sicura dell’invio dei documenti tramite Posta Elettronica, con certificato di ritorno.
• Fatturazione Elettronica (invio e ricezione del documento con collegamento diretto alla banca)
• Trattamento Immagini per l'acquisizione e indicizzazione dei documenti cartacei
• Tecnologia Scalabile, esposizione di metodi multipiattaforma, multilingua, bassi costi in termini di personalizzabilità
• Condivisione dei documenti tra i membri dell'azienda e, allo stesso tempo, protezione dei documenti riservati
• La gestione documentale inoltre permetterà, in conformità alle normative in vigore da Gennaio 2004, di ottenere l’Archiviazione Sostitutiva dei Documenti Cartacei.

Applicativo

L’applicazione è divisa fisicamente in tre parti:

• Applicativo Web
• Applicativo Client
• Applicativo Server

Applicativo Web

L’applicativo Web è quello cui ci si collega tramite il browser: il suo scopo principale è la ricerca e la visualizzazione dei documenti e degli allegati; altre funzionalità sono la gestione della distribuzione (invio mail), la firma di un documento se questo la richiede, eventualmente la creazione del documento stesso, e soprattutto la gestione e la parametrizzazione del sistema che significa soprattutto la creazione della logica del sistema documentale.
Tutte le funzionalità sono gestite tramite applicativo Web eccetto alcune molto semplici da gestire in locale (Trattamento Immagini, Firma Digitale, Masterizzazione, etc … ), quindi l’applicativo Web è lo strumento che l’utente utilizzerà nella stragrande maggioranza dei casi.
Operativamente l’applicativo si divide in due parti ben distinte: una di configurazione e una di consultazione.
Nella parte di configurazione si ha la definizione degli Utenti, delle possibili Qualifiche, si avrà la definizione di quelli che sono i Tipi di Documento con tutte le loro funzionalità compresi eventuali Workflow, parametri particolari, campi custom e relazioni tra loro.
Nella parte di consultazione, invece è prevista la semplice possibilità di far ricerca e di aprire gli allegati, l’eventuale possibilità di firmare il documento, di modificarlo, di definire i raccoglitori, e soprattutto di scegliere quali documenti far poi interagire con l’Applicativo Client, come ad esempio quali documenti masterizzare o firmare.

Applicativo Client

            L’applicativo Client ha come scopo quello del trattamento dei files: intesi sia come immagini che come documenti a tutti gli effetti. Questo applicativo da un lato gestisce il trattamento dell’immagine comprese le annotazioni, la scannerizzazione, e ovviamente l’inserimento di queste nel database, e dall’altro gestisce la masterizzazione dei documenti, oltre che la firma digitale.
            Questa componente del programma è comandato dal Documentale lato Web nel caso in cui si stia interagendo con un documento scaricato direttamente via Web, ma è anche un programma utilizzabile stand alone nel caso in cui si stia scannerizzando un foglio per poi inserirlo opportunamente all’interno dell’archivio documentale.

Applicativo Server

            L’applicativo Server esegue tutta una serie di operazioni in background e ha il compito di snellire le operazioni di archiviazione, indicizzazione e di firma massiva. Le funzionalità principali sono quelle della creazione del dizionario degli allegati (per la ricerca veloce), di ricezione documenti dall’esterno (ad esempio da ERP), di firma digitale massiva (tramite Card).

Funzionalità: Ambiente di Configurazione

Tipi di documento

La gestione dei Tipi Di Documento è nel Documentale la parte di configurazione più importante: in questa funzionalità si definisce ovviamente la codifica del tipo di documento assieme a tutte le sue particolarità.
E’ necessario poter definire innanzitutto se il Documento sarà di tipo Documentale (quindi un semplice archiviazione e consultazione) o di Qualità (associato a Workflow): questo significa che un Tipo Documento associato a Workflow avrà praticamente un Iter di emissione che ne determinerà le abilitazioni (lettura, cancellazione, firma, etc.). Un Tipo Documento generico (o di tipo documentale) sarà invece un semplice raccoglitore di allegati. Nel Tipo Documento sarà preimpostato la possibilità di modificare gli allegati.         

Sono impostabili:

• campi Custom,
• campi Tabellati, cioè campi il cui valore può essere scelto tramite una tabella preimpostata (appunto sul Tipo Documento)
• Modificabilità allegati (si, no, scelta del creatore)
• Invio mail e testo mail
• Eventuali logiche di interazione con ERP.
• Definizione automatismi sulla generazione del codice del documento.
• Revisionabilità annuale

Workflow

Il Workflow associato al Tipo Documento è uno strumento molto evoluto di abilitazione a moltissime funzionalità inerenti lo stato su cui il documento si trova; è lo strumento con cui verranno definiti i singoli passaggi dei documenti, (passaggi che possono essere anche automatici e non solo manuali, ad esempio l’arrivo di una serie di fatture dall’ERP seguito dalla singola firma digitale e dalla marca temporale con tanto di archiviazione sostitutiva può essere un passaggio completamente automatizzato)

Gestione Pratiche

            Si tratta della possibilità di creare una sinergia tra differenti tipi di documento, in modo da collegare più documenti con stesse affinità: ad esempio tutte le fatture del mese di aprile, o tutti i documenti di un determinato cliente .. etc.
            La Pratica è una semplice definizione della logica di raggruppamento, una specie di filtro complesso, che tiene conto di tutta una serie di fattori come raggruppare solo alcuni tipi di documento, documenti con una logica di relazione tra alcuni campi custom di questi.

Raccoglitore

Si tratta di una differente tipologia di archiviazione dei documenti. E’ quindi un ambiente superiore al Tipo Documento in cui si potranno definire tutta una serie di macrofunzionalità del o dei Tipi Documento che vengono raggruppati dal Raccoglitore, come:

• Proprietà di masterizzazione Automatica
• Firma da applicare (leggera o pesante)
• Gestione di Sicurezza, cioè la qualifica per la lettura
• Archiviazione Sostitutiva

Il raccoglitore sarà salvato e storicizzato in modo da sapere sempre il singolo documento su quale raccoglitore è stato inserito.

Utenti, Qualifiche e Gruppi

La relazione tra questi è la gestione della codifica e la relazione con le altre entità. Utenti con Gruppi e con Qualifiche, Gruppi solo con Qualifiche.
Esiste anche la necessità di dare le autorizzazioni agli altri ambienti di predisposizione direttamente in queste schermate; ciò significa che nella schermata degli utenti, nelle qualifiche e nei gruppi ci sarà Codice, Descrizione, Indirizzo mail, Elenco Gruppi, Elenco Qualifiche, e autorizzazioni su tutte le aree dell’ambiente di predisposizione.
E’ presente anche un ambiente di gestione delle Gerarchie per fare in modo che siano definibili una serie di strutture tipo organigramma in cui esiste un concetto di responsabilità dipendentemente da vari criteri, questa gerarchia sarà applicabile in via di definizione di Workflow (ad esempio, è possibile definire la gerarchia di responsabilità per un determinato flusso e applicare questa gerarchia al workflow senza far inserire ad ogni operatore il firmatario successivo).

Tabelle di base, Anagrafiche

Questi dati non sono proprietari del Documentale, ma generalmente sono presi dall’ERP presente. Si è quindi strutturato un sistema di Link Tables (VTables) completamente parametrizzabile che costituisce l’ambiente in cui vengono definite tutte quelle strutture di dati trasversali ai vari applicativi; questo vale sicuramente per Anagrafiche Articoli e Clienti/Fornitori, ma potrà ovviamente essere parametrizzato ad hoc.

Configurazione Hardware: Smart Card Reader per la firma digitale locale

E’ possibile settare ogni singolo Smart Card Reader in uso ad ogni utente, abilitandolo non solo all’eventuale login tramite Smart Card, ma soprattutto per la gestione della singola Firma Digitale.

Configurazione Hardware: Firma digitale server

Questa configurazione imposta i parametri di collegamento con il software di firma digitale posto sull’applicativo Server per la firma digitale massiva

Configurazione Hardware: Masterizzazione

Tramite la configurazione del masterizzatore server è possibile gestire l’archiviazione ottica sostitutiva e la dislocazione di eventuali documenti (o pratiche) oramai vecchie o obsolete.

Funzionalità: Ambiente Consultazione (Documentazione in generale)

Gestione Documentazione

In questo ambito si ha la possibilità di gestire tutta la documentazione aziendale: si tratta sia di documenti che devono essere mantenuti (Fatture, Bolle, archiviazioni varie) che documenti di utilizzo quotidiano (Analisi, Offerte, Fax, Comunicazioni interne), oltre a quella documentazione atta alla normale gestione del sistema di qualità aziendale (Procedure, Istruzioni, e Modulistica varia).
L’ambiente di Consultazione è molto semplice E’ possibile cercare un documento, oppure crearne uno nuovo, vedere eventuali modifiche effettuate, gradi di parentela con altri documenti, eventuali firme applicate, masterizzazioni, archiviazioni effettuate; è possibile anche firmare il documento, farlo passare di stato, eventualmente revisionarlo o archiviarlo, infine creare raccoglitori o gestire raccolte di documenti sottoforma di pratica.
Esistono vari cruscotti per la ricerca e la archiviazione intelligente ad hoc per ogni singolo utente: tipo i documenti che necessitano di essere letti, di essere firmati etc etc …

Funzionalità: Applicativo Client

Gestione file scaricato, Trattamento immagini, archiviazione, scannerizzazione, firma locale

Sul Pc Client sarà installata una parte del programma. Per l’utilizzatore semplice si avrà un semplice ActiveX che gestisce il download e l’upload dei file in caso di modifica di questi. Se invece l’utente dovrà gestire parti più complesse saranno installati una serie di componenti che avranno il compito di gestire le singole funzionalità, che sono:
Trattamento Immagini
Firma Digitale (Semplice e Certificata)
Archiviazione Documenti
Gestione files da Scanner
Masterizzazione

 

Macro Funzionalità Trasversali

Integrazione con il gestionale

L’integrazione è nativa con gli ERP Esa: ciò significa che è possibile gestire le stampe dei vari ERP in modo che vadano archiviate automaticamente nel Documentale.

Invio documento certificato via mail

Sarà possibile inviare un documento via mail (autenticato con firma digitale) e riceverne la ricevuta (tipo Raccomandata A.R.).

Ricerca Full Text

E’ poi possibile eseguire ricerche sul testo del documento, una vera e propria ricerca Full Text. E’ presente un metodo di indicizzazione per far sì che i tempi per le ricerche siano soddisfacenti.

Firma Digitale

La firma digitale così come prevista dalla delibera CNIPA 11/2004 e dal DPCM del 13/01/2004 serve per la gestione della riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico. La firma digitale è divisibile in due parti: quella semplice e quella certificata. La firma semplice è quella che viene utilizzata per firmare personalmente un documento, mentre quella certificata ha una valenza soprattutto per i bilanci e per l’archiviazione sostitutiva.
Il Documentale si appoggia su di un prodotto di terze parti con cui viene svolta la firma in tutte le sue funzionalità. Esistono 3 modalità di configurazione:
Firma Digitale Client: è la funzionalità lato client che abilita la firma tramite richiesta del PIN ad ogni interazione (una operazione ogni 2 secondi).
Firma Digitale Server senza HW: è la stessa funzionalità lato client, ma con la chiamata automatica alla Certification Authority tramite Multicard (3 operazioni al secondo).
Firma Digitale Server con HW: questa configurazione richiede l’acquisto di una macchina Heracom (da 50 o da 200 operazioni al secondo) ed è utile per quelle aziende che hanno intenzione di utilizzare una massiva fatturazione notturna.

Masterizzazione

La masterizzazione ha fondamentalmente tre scopi: l’Archiviazione Sostitutiva, la Dislocazione dei documenti obsoleti e il semplice backup.
Tutte queste funzionalità sono utilizzabili sia dal Client che dal Server e complessivamente sono funzionalità atte alla predisposizione per la creazione di un CD o DVD. La dislocazione dei documenti ha come obiettivo la pulizia nel DB di quei documenti che non si richiede più che siano on line, dando all’utente la possibilità di leggerli direttamente da supporto magnetico.

Archiviazione Sostitutiva

L’Archiviazione Sostitutiva è un processo che viene utilizzato per archiviare alcuni documenti (tipicamente Fatture e Bolle). La funzionalità prevede 3 passi separati: prima la firma digitale semplice di ogni singolo documento, poi la creazione dell’immagine da archiviare con tanto di CRC, la firma del CRC stesso ed infine la masterizzazione del tutto.