Software Tentata vendita e raccolta ordini

Software Tentata vendita Tentata vendita e Raccolta ordini

Il modulo Tentata Vendita è un’applicazione pensata per le aziende che operano in regime di tentata vendita.

In questo caso gli agenti (o piazzisti), dotati di automezzi gestiti come veri e propri magazzini, si recano presso i clienti vendendo e consegnando fisicamente la merce ed emettendo il relativo documento di vendita (ddt o fattura immediata) senza essere supportati da ordini ricevuti in precedenza.
Spesso essi si occupano anche di incassare dai clienti per conto dell’azienda venditrice.

Per svolgere questa attività i piazzisti devono essere dotati di dispositivi portatili (palmari) che consentano loro di avere a disposizione diverse informazioni (anagrafiche dei clienti, catalogo dei prodotti e relativi listini prezzi, partite aperte dei clienti, statistiche di vendita dei clienti, ecc.) e di emettere il documento di vendita tramite una apposita stampante, anch’essa portatile. I documenti emessi da ciascun piazzista devono poi essere trasferiti nel gestionale aziendale per le successive elaborazioni.
La preparazione dell’attività dei piazzisti avviene all’interno dell’azienda dove il personale amministrativo predispone i giri visita di ciascun piazzista e aggiorna i dati da trasferire sui loro palmari.

Il modulo Tentata Vendita, oltre che automatizzare tutte le attività sopra descritte in modo completo ed integrato al gestionale TS Enterprise, permette di gestire alcune problematiche tipiche delle aziende che operano in tentata vendita, come la vendita per conto di cessionari e la vendita ai gruppi (es: GdO, gruppi di acquisto, ecc.) che poi rifatturano ai propri punti vendita o associati.

Caratteristiche generali:

  • Il modulo Tentata Vendita e raccolta ordini è costituito da due parti: quella lato gestionale (server) e quella lato palmare (client)
  • E’ stato pensato espressamente per TeamSystem (stessa struttura archivi e stessa logica funzionale)
  • La parte client può essere installata su qualsiasi dispositivo Ios, Android o Windows (10) .
  • La parte server risiede all’interno di Enterprise.
  • Il trasferimento di dati fra terminale (palmare o tablet) e TeamSystem Enteprise  avviene tramite replica dei db (sqlserver e pocket sqlserver), senza trasferimenti di file asciii.

Principali funzionalità server (lato TS Enterprise)

  • Anagrafica piazzisti con relativi “permessi” e filtri per i trasferimenti
  • Anagrafica automezzi
  • Impostazione giri visita
  • Anagrafica cessionari ed eventuale assegnazione ai clienti
  • Anagrafica clienti di fatturazione (GdO, gruppi di acquisto) e definizione dei rispettivi punti vendita/associati
  • Generazione del ddt di carico per ogni piazzista
  • Giacenze articoli su ogni automezzo
  • Report statistici di fine giornata (clienti visitati, vendite effettuate, incassi, ecc.)
  • Preparazione archivi per piazzisti
  • Importazione documenti piazzisti
  • Contabilizzazione incassi clienti
  • Export ddt per cessionari
  • Export ddt per clienti di fatturazione

Principali funzionalità client (lato palmare o tablet)

  • Impostazioni di inizio e di fine giornata
  • Inserimento e stampa documenti (DDT o fatture) con proposta clienti in base al giro visita
  • Inserimento nuovi clienti
  • Listini/contratti/ultimi prezzi di vendita
  • Omaggi/sconti merce
  • Gestione lotti
  • Incassi (del documento corrente o di vecchie scadenze aperte, relative a fatture o ddt)
  • Lista (con possibilità di modifica/eliminazione) dei documenti e degli incassi inseriti
  • Gestione movimenti di rettifica (reintegri) e stampa documento integrativo al DDT di carico
  • Gestione delle giacenze dell’automezzo
  • Trasferimento dati sul gestionale (esportazione documenti e statistiche di giornata e importazione archivi aggiornati) tramite replica di db
  • Attivazione automatica o meno della tastiera virtuale nei campi editabili in funzione della presenza o meno della tastiera nel palmare

DETTAGLIO FUNZIONALITA’ – SERVER

Parametri Tentata Vendita

Permette di definire alcuni parametri di configurazione (es. se richiedere il lotto dell’articolo venduto o meno, quanti sconti devono essere gestiti, ecc.) e di inserire alcune impostazioni di default (es. i tipi documento di default per i vari documenti).

Piazzisti raccolta ordini

Con questa funzionalità si inseriscono (selezionandoli dalle anagrafiche comuni di Enterprise) i piazzisti che effettueranno le vendite utilizzando i dispositivi portatili con la parte client del modulo Tentata Vendita. Per ciascuno di essi, oltre che ad alcuni parametri (deposito associato, serie numerazione per i documenti, ecc.) è possibile indicarne i permessi (ad es. se può vedere, ed eventualmente modificare le informazioni commerciali dei clienti nei documenti, come pure i prezzi unitari degli articoli, ecc.) e i filtri per i trasferimenti, che permettono di definire quali clienti, quali articoli e quali prezzi verranno trasferiti sul suo palmare o tablet.

Automezzi

Permette di codificare i vari automezzi a disposizione dei piazzisti.

Giri visita

Con questo programma è possibile definire, per ciascun piazzista uno o più giri visita. Ogni giro visita contiene, per ogni giorno della settimana, l’elenco dei clienti (con l’indicazione dell’eventuale sede diversa) da visitare e in quale sequenza. Ciò permetterà al piazzista di trovarsi il percorso già pianificato e la proposta del cliente giusto in ogni documento. Possibilità di visualizzare i clienti sulla mappa.

Cessionari

Con questa funzionalità vanno inseriti (selezionandoli dalle anagrafiche comuni di e/) i cessionari, che sono soggetti per conto dei quali il piazzista consegna la merce. I documenti relativi a consegne tramite cessionario non dovranno essere fatturati ma esportati e forniti al cessionario che provvederà ad emettere fattura al cliente. E’ possibile associare a ciascun cessionario i clienti che acquistano la sua merce.

Clienti di fatturazione

Anche i clienti di fatturazione vanno selezionati dalle anagrafiche comuni di e/. I clienti di fatturazione sono gruppi (GdO o gruppi di acquisto) per ciascuno dei quali occorre indicare quali, fra i clienti di e/, sono i suoi punti vendita. Le vendite effettuate a questi ultimi devono essere fatturate al cliente di fatturazione di riferimento, al quale devono essere fornite su supporto magnetico anche tutti i ddt emessi ai propri punti vendita per la rifatturazione:

Trasferimenti

Questa funzione permette di preparare, per uno o più piazzisti, gli archivi aggiornati (considerando i filtri impostati per ciascuno di essi) che verranno trasferiti sul palmare di ciascun piazzista al prossimo collegamento.

La stessa funzione consente di importare tutti i documenti emessi dai vari piazzisti e le eventuali anagrafiche dei nuovi clienti.

Report di fine giornata

Si tratta di alcune stampe statistiche, ove per ciascun piazzista vengono indicati:

  • Totale fatturato
  • Q.tà e valore dei vari articoli venduti
  • Dettaglio vendite per ciascun cliente
  • Incassi effettuati suddivisi per tipologia (es. contanti, assegni, ecc.)
  • Statistiche di giornata (n. clienti visitati nel giro visita ed eventualmente fuori dal giro visita, n. clienti del giro visita non visitati, n. clienti senza vendita,  ecc)

DETTAGLIO FUNZIONALITA’ – CLIENT

Impostazioni di giornata per la tentata vendita

Con questa funzione il piazzista a inizio giornata, dopo aver inserito la data e scelto il giro visita da utilizzare, può dichiarare quale automezzo prende in carico indicandone il chilometraggio iniziale.

A fine giornata potrà inserire il chilometraggio finale ed eseguire la chiusura di giornata, che permette di aggiornare le statistiche quotidiane del piazzista

Inserimento documenti

Questa è sicuramente la funzione più importante della parte client del modulo Tentata Vendita.

Nella testata del documento vengono già proposte tutte le informazioni: il cliente (ed eventuale sede diversa), il tipo documento, prelevato dal cliente; il cessionario, se il cliente ne ha uno associato..

Il piazzista può comunque modificare il cliente (scegliendolo dal giro visita o fra i clienti a lui assegnati), come pure gli altri dati di testata; inoltre, se abilitato a farlo, può visualizzare ed eventualmente modificare le informazioni commerciali del cliente (listino, pagamento, sconti, ecc).

Infine, qualora fosse necessario, è possibile inserire i dati anagrafici di nuovi clienti, non ancora codificati sul gestionale TeamSystem.

Nel corpo del documento il piazzista deve indicare per ogni riga l’articolo venduto, o leggendone l’etichetta barcode con il lettore integrato nel palmare, o scegliendolo dalla lista degli articoli (è possibile effettuare ricerche per codice e descrizione fra tutti gli articoli, fra quelli già venduti al cliente oppure fra quelli disponibili sull’automezzo).

Una volta indicata la quantità (o il numero di confezioni) venduta, viene proposto il prezzo unitario in base alle impostazioni presenti sul tipo documento di Enterprise; sul campo prezzo è disponibile una lista dei prezzi dove il piazzista (se è abilitato) può visualizzare, selezionare ed eventualmente modificare i prezzi di listino dell’articolo in vendita, gli ultimi prezzi di vendita al cliente, e le eventuali condizioni particolari riservate al cliente (contratti).

Se l’articolo venduto è gestito a lotti viene richiesto il codice lotto consegnato al cliente.

Sono gestiti anche omaggi (con o senza addebito dell’iva) e sconti merce.

E’ possibile visualizzare l’elenco delle righe inserite, con possibilità di modificarle o eliminarle.

Nel piede del documento, dove vengono calcolati ed indicati i vari totali, il piazzista può modificare se necessario i dati accompagnatori e registrare l’incasso, totale o parziale, del documento corrente, definendo la modalità di incasso (es. contanti, assegno, ecc.).

Tramite l’apposito pulsante incassi il piazzista può anche visualizzare un estratto conto delle vecchie partite aperte del cliente ed incassare totalmente o parzialmente una o più scadenze.

Infine avviene la stampa del documento appena inserito, su apposita stampante portatile a trasferimento termico tramite collegamento IR.

Alla fine il piazzista può decidere se iniziare un nuovo documento allo stesso cliente (es. un DDT di vendita dopo un DDT cessionario) oppure se passare a compilare un documento per il cliente successivo del giro visita.